Depuis la crise de 2008, les DSI ont à coeur de réduire leurs coûts informatiques.

Parmi les mesures les plus évidentes, on retrouve les licenciements, les arrêts de projets en cours ou encore la réduction des investissements. Pourtant, avant d’en arriver à ces extrémités, il existe d’autres moyens pour réduire ses coûts informatiques.

Bien connu des grandes entreprises, moins connu par les PME, le TCO (Total Cost of Ownership ou Coût Total de Possession), est un indicateur qui permet de calculer le coût d’un produit dans le temps.

Né il y a 30 an dans le secteur de l’industrie, appliqué à l’informatique à la fin des années 80, le TCO provient de l’idée que le coût total d’une machine ne se limite pas à son coût d’acquisition.

En effet, dans bien des cas, on peut distinguer des coûts directs (acquisition du matériel, des licences, de l’infrastructure), des coûts indirects (installation, maintenance, formation…), des coûts récurrents et des coûts cachés, comme par exemple, le coût des arrêts et des défaillances. Cet article vous fournit quelques pistes pour définir votre TCO et réduire vos coûts informatiques.

Connaître son TCO

En raison de la variabilité des coûts indirects, récurrents et surtout, des coûts cachés, il est extrêmement difficile de définir une méthode de calcul universelle du TCO.

Pour prendre des décisions en toute connaissance de cause, la première des dispositions est de connaître parfaitement les composants de son système d’information et de son parc informatique, le degré d’obsolescence de chacun des éléments, ainsi que la manière dont ces éléments sont gérés et pris en charge au sein de l’entreprise.

Pour obtenir ces informations, la méthode la plus fiable reste la réalisation d’un audit informatique exhaustif, généralement effectué par un prestataire externe, qui devra étudier l’organisation générale du service, les procédures de développement et de maintenance, et devra également réaliser des entretiens avec le personnel du service informatique et les utilisateurs.

Il s’agira d’obtenir à un instant “T” un état fiable de l’ensemble des éléments du système et de leur utilisation au sein de l’entreprise.

Réduction des coûts : quelques pistes

• Maîtriser son système

Une fois le TCO connu, une des premières étapes de la réduction des coûts consiste généralement à maîtriser son système et à faire la chasse au gaspillage, par exemple, en arrêtant les éventuelles applications non utilisées, ou en veillant à ce que son inventaire de licences soit bien mis à jour. Du côté des prestataires externes, la rationalisation des coûts peut également passer par une mise à jour des contrats ou par la vérification du respect des délais.

• L’infogérance

L’infogérance consiste à confier à un partenaire externe la gestion de tout ou partie de son système d’information.

À court terme, grâce à la mutualisation des ressources effectuée par le prestataire, et à la mise en place d’une facturation forfaitaire, l’infogérance procure des réductions de coûts importantes et immédiates. A moyen terme, la centralisation et la rationalisation des équipements permettent également de réaliser des économies.

À long terme, l’infogérance implique une démarche d’amélioration continue, avec des bilans annuels, la mesure des progrès accomplis et la détection des points d’améliorations éventuels, ce qui induit également une rationalisation supplémentaire des coûts.

Pour bien mettre en place une démarche d’infogérance, deux conseils sont à suivre : bien étudier et définir le périmètre contractuel de l’infogérance avec le partenaire et bien tenir compte, dans son analyse, des coûts de sélection du partenaire et des coûts de transition.

• Le Cloud Computing

Autre tendance de la diminution des coûts informatiques : la dématérialisation des infrastructures.

Entre autres avantages, le Cloud apporte une véritable souplesse dans la gestion de son SI, avec la possibilité d’augmenter ou de diminuer les capacités de son infrastructure en temps réel, en fonction de ses besoins.

De plus, le Cloud représente un nouveau modèle économique pour l’informatique : puisqu’il permet de supprimer des actifs immobilisés par des investissements en infrastructures, et de les remplacer par des charges de consommation.

• OPEX vs CAPEX

En effet, le Cloud Computing de disposer des infrastructures informatiques comme s’il s’agissait de services, sans générer de coûts fixes. Comptablement, il s’agit donc de migrer d’une consommation de capital (CapEx) vers une consommation de charges d’exploitation inscrites au résultat (OpEx).

En règle générale, lorsque l’on compare la location avec un investissement fixe, c’est la location qui s’avère la plus chère. Mais ceci n’est pas vrai dans toutes les situations, et notamment, pour le Cloud Computing, cela s’avère inexact.

Pourquoi le Cloud est-il rentable ?

Selon une étude réalisée par la commission européenne en 2011, le Cloud Computing permettrait à 80% des entreprises de réduire leurs coûts de 10% à 20%. Il s’agit donc d’un vrai levier de compétitivité, et qui connaît actuellement une forte progression avec près de 20% de croissance par an en France.

Plusieurs raisons permettent d’expliquer les économies induites par le Cloud :

• La flexibilité. Grâce au Cloud, l’entreprise ne paie que ce qu’elle consomme. Les coûts varient donc en fonction de l’activité de l’entreprise, et il n’y a aucun gaspillage. De plus, en cas de besoin, l’entreprise peut réduire sa consommation, et augmenter sa résilience.
• La mutualisation. Dans un centre d’hébergement, l’espace, l’énergie, la maintenance, tout est mutualisé. Le regroupement en un même lieu d’infrastructures informatiques permet ainsi de diminuer leur coût.
• La performance. Parce que les infrastructures utilisées dans les centres d’hébergements professionnels sont fiables, entretenues avec des compétences expertes, et que des moyens de sauvegarde et de continuité de service sont mis en œuvres, les pannes et indisponibilités sont réduites, et les pertes pour l’entreprise, limitées, voire inexistantes.
• La sécurité. Les centres d’hébergements professionnels possèdent des normes de sécurité strictes : électricité, température, humidité, protection incendie, communications, accessibilité, etc. Ils garantissent donc un fonctionnement optimal des équipements. L’hébergeur assure la sécurité et l’intégrité des informations, dont les pertes représentent chaque année des coûts non négligeables pour les entreprises de toutes tailles.

Ainsi, la dépense informatique n’est pas une fatalité, et il existe plusieurs solutions viables pour réduire ses coûts informatiques, à long terme comme à court terme.

Vous souhaitez être accompagné dans une démarche rationnelle de réduction des coûts ? Déessi vous propose ses services d’infogérance et d’externalisation sur mesure. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page Infogérance .