Pour répondre aux impératifs du contexte sanitaire, il a été recommandé aux entreprises de mettre en place le télétravail chaque fois que possible. Même si nous sommes régulièrement informés à ce sujet, il n’est pas toujours facile pour des structures de type TPE ou PME de mettre en place le télétravail, notamment en termes d’outils informatiques ou de procédures.

Dans cet article :

• Nous aborderons les aspects liés au télétravail et aux recommandations gouvernementales en situation de pandémie,
• Nous parlerons des modalités de mise en place du télétravail sur le plan réglementaire et sur le plan technique,
• Nous conclurons par des conseils pour une mise en place facile du télétravail, avec le soutien d’un prestataire IT spécialisé

Télétravail, recommandations gouvernementales et contexte sanitaire

Depuis l’année 2020, la situation sanitaire impose de réduire les interactions sociales et les déplacements. La mise en place du télétravail dans les entreprises contribuerait activement à prévenir les risques d’infection à la Covid-19, cette organisation a donc été vivement recommandée par le gouvernement.

Selon l’article L-1222-9 du Code du Travail, on parle de télétravail : lorsqu’un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

• Le code du travail ne détermine aucune condition ni critère particulier pour mettre en œuvre ce télétravail.
• Théoriquement, ce mode de fonctionnement peut s’appliquer à toutes les catégories professionnelles.

Le télétravail est normalement mis en place sur la base du volontariat du salarié. Cependant, l’article L1222-11 du Code du Travail prévoit que l’employeur peut le rendre obligatoire en cas de circonstances exceptionnelles, comme une menace épidémique. Dans le contexte sanitaire actuel, le télétravail doit donc être la règle tant qu’il est compatible avec les missions exercées.

Dans le cadre de ces circonstances exceptionnelles, les règles sont les suivantes :

• Si les tâches remplies par le salarié peuvent être réalisées à distance, le télétravail est porté à 100%. (Un retour en présentiel est possible une journée par semaine avec l’accord de l’employeur)
• Si les tâches remplies par le salarié ne peuvent pas toutes être réalisées à distance, le travail doit être organisé pour limiter les interactions sociales et les déplacements entre le travail et le domicile.

Modalités de mise en place du télétravail dans l’entreprise

Depuis l’entrée en vigueur en septembre 2017 de la loi sur le renforcement du dialogue social, il n’est plus nécessaire de modifier le contrat d’un salarié pour qu’il puisse télétravailler.

Modalité de mise en place du télétravail en temps normal

En temps normal, il existe deux possibilités pour mettre en place le télétravail dans l’entreprise :

1. Télétravail encadré par un accord collectif ou une charte élaborée par l’employeur sur l’avis du comité économique et social, s’il existe.

L’accord collectif ou la charte doivent préciser les points suivants :

• Conditions de passage en télétravail et conditions de retour en présentiel,
• Modalités d’acceptation par le salarié,
• Conditions de mise en œuvre du télétravail,
• Modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail,
• Détermination des plages horaires pendant lesquelles l’employeur peut contacter l’employé télétravailleur,
• Modalités d’accès des travailleurs handicapés.

2. Télétravail sans charte ou accord, dans ce cas l’employeur et le salarié doivent formaliser leur accord par tous moyens : oralement, par courrier, par email…

Modalité de mise en place du télétravail dans le contexte sanitaire actuel :

Aucun formalisme particulier n’est nécessaire pour mettre en place le télétravail dans le contexte actuel conformément à l’article L.1222-11 évoqué au paragraphe précédent.

Il s’agit en effet d’aménager le poste de travail pour assurer la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Organiser le télétravail dans votre entreprise : fiche conseil

À la demande du Secrétaire d’Etat chargé des retraites et de la santé au travail, le réseau Anact-Aract ( Agence Nationale et les Associations Régionales pour l’Amélioration des Conditions de Travail) a produit une série de conseils destinés à faciliter la mise en œuvre du télétravail pour les TPE/PME pendant la crise sanitaire.

Retrouvez dans la fiche conseil destinée aux dirigeants les mesures pour :

• Organiser le télétravail, en cadrant les pratiques du travail à distance, mais en laissant de la souplesse afin d’améliorer sa pratique en se basant sur les retours d’expérience,
• Faciliter l’accès aux équipements et notamment :
  • La mise à disposition des équipements numériques nécessaires au travail à distance (partage de document, réunion en ligne et outils de communication)
  • La limitation du nombre d’applications numériques pour faciliter leur usage par tous (notamment pour les salariés qui télétravaillent pour la première fois)
  • Identification du matériel pouvant être déplacé au domicile des télétravailleurs
• Soutenir le management
• Renforcer la communication dans l’entreprise :
  • Maintenir le lien avec les salariés
  • Faire un suivi régulier
  • Maintenir des temps d’information

Simplifier l’organisation du télétravail en faisant appel à un prestataire IT spécialisé

La mise en place du télétravail nécessite une organisation et des moyens techniques particuliers, avec notamment un système d’information flexible, offrant la possibilité de travailler et de collaborer à distance.

Un prestataire informatique spécialisé, comme Déessi, est à même de proposer des solutions complètes pour faciliter la mise en place et l’organisation du télétravail au sein de votre entreprise.

En particulier, chez Déessi, le télétravail découle naturellement des infrastructures et des équipements que nous mettons à votre disposition, dans le cadre d’un système d’information agile et résilient.

Les différentes briques de cette mise en œuvre du télétravail :

• Hébergement du système d’information. Ainsi, les salariés peuvent accéder à distance aux données de l’entreprise, mais également à tous ses différents outils de gestion et de communication, messagerie etc. (voir la rubrique Services Hébergés)
• Mise à disposition du matériel nécessaire, paramétré selon les prérogatives de l’entreprise pour sécuriser le travail et les connexions (voir la rubrique Gestion de Parc Informatique)
• Mise à disposition des outils de communication unifiée indispensables pour faciliter les interactions et la collaboration entre les salariés. Cela comprend la téléphonie, la messagerie, la vidéoconférence et les outils de partage (document, écran ou agenda). Le tout accessible dans une interface unique facilitant l’utilisation pour tous. (voir la rubrique Communication Unifiée)
• Contrôle et amélioration de la sécurité informatique. Il s’agit d’un enjeu crucial pour l’entreprise et encore plus dans le contexte du télétravail, avec toutes les problématiques de sécurisation des outils en dehors du cadre habituel de l’entreprise ou avec des équipements personnels. (voir la rubrique Sécurité Informatique)

Ainsi, la mise en place du télétravail devient plus simple en faisant appel à un prestataire IT spécialisé. En effet, celui-ci maîtrise toutes les clés, les outils et l’organisation pratique de la mise en œuvre du télétravail sur les aspects équipements informatique, communication unifiée, réseaux et sécurité.

Déessi met à votre disposition une offre 360° pour couvrir tous les aspects de cette mise en œuvre. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page Télétravail de notre site.